Digitales Scrumboard: Kommunikation auf einem neuen Level

Wei kann die Kommunikation in einem Projekt verbessert werden?

Eine professionelle Projektkommunikation für Kunden realisieren und gleichzeitig den Aufwand effizient  halten? So können das Outsourcing von Softwareentwicklung und der Einsatz agiler Methoden für beiden Seiten richtig erfolgreich werden. Das Ganze soll leicht verständlich sein und unabhängig von der Projektmanagementsoftware funktionieren? Wir präsentieren die Lösung: Das digitale Scrumboard.

Professionelle Kommunikation bedeutet Aufwand

Auch in der Zeit von SaaS-basierten Kooperationslösungen bleiben Meeting, E-Mail und Telefon die wichtigsten Kommunikationsmittel für die Zusammenarbeit. Das Problem: Kurze Updates erfordern unverhältnismäßig viel Aufwand. Projektmanager, Entwickler und der Kunde müssen sich auf einen Termin einigen oder Zeit zum Schreiben von Mails aufbringen. Nachfragen reißen aus dem Arbeitsfluss heraus oder gehen in der E-Mail-Flut unter. Telefonate sind dagegen nicht archivierbar.

Hier setzen Kollaborationslösungen, wie z.B. Trello, an, die der Methodik eines Scrumboards ähneln. Die Vorteile solcher Lösungen liegen eindeutig in der visuellen Darstellung und kurzen Kommunikationswegen. Alle Beteiligten können sich schnell ein Bild über den Stand der einzelnen Aufgaben machen und kurze Nachfragen direkt stellen. Wer erstmalig auf der Suche nach einem Tool ist oder mit einem kleinen Team räumlich getrennt arbeiten will, ist mit solchen SaaS-Lösungen gut bedient. Für die Integration eines externen Kollegen oder Kunden, sollte auf ein wirksames Rechtemanagement geachtet werden, immerhin geht es hier um interne Vorgänge.

Problematisch wird es für Dienstleister, deren bestehende Projektmanagementsoftware diese Funktionalität nicht anbietet. Ein zusätzliches Scrumboard für die Zusammenarbeit mit dem Kunden erfordert Aufwand zu Datenpflege. Es bietet also nur wenig Vorteile gegenüber den klassischen Kommunikationslösungen. Eine Umstellung auf ein neues System ist immer mit Mehrkosten und Umschulungen verbunden. Dieser Aufwand würde sich nur lohnen, wenn auch an anderen Stellen signifikante Verbesserungen zu erwarten wären. Alternativ ließe sich die bestehende Projektmanagementsoftware mit Plug-Ins aufrüsten. Meist ist diese an die jeweilige Software gebunden, weshalb sich ein Einsatz nur lohnt, wenn ein Umstieg ausgeschlossen werden kann.

Unsere Idee: Das digitale Scrumboard als Schnittstellenlösung

Für uns war keine dieser Möglichkeiten eine wirkliche Option. Wir wollten eine unabhängige Lösung, die auf unseren eigenen Servern läuft. Idealerweise müssten die schon vorhandenen Daten der Projektmanagementsoftware für den Kunden nur aufbereitet und zugänglich gemacht werden. Zur Verwirklichung dieser Anforderungen, bieten sich Schnittstellenlösungen (APIs) an. Das digitale Scrumboard (das Frontend) bezieht die angezeigten Daten vom Backend (der Projektmanagementsoftware). Das Frontend läuft unabhängig vom Backend und kann separat gepflegt werden. Im Falle eines Wechsels der Projektmanagementsoftware, muss der Kunde so nicht eine neue Oberfläche eingewiesen werden.

Wir entschieden uns, unser digitales Scrumboard als responsive Webapplikation umzusetzen. Sie ermöglicht die barrierefreie Nutzung auf allen gängigen Geräten. So können Kunden auch vom Smartphone aus problemlos unterwegs sich informieren. Der Aufbau ist einfach gehalten, um auch neuen Nutzern den Einstieg schnell an die Bedienung heranzuführen. Der Kunde sieht in der Webapplikation seine Projekte bzw. den Status der Tickets und kann Nachfragen stellen. Entwickler bzw. Projektmanager können darauf antworten, wenn sie ihren aktuellen Arbeitsvorgang abgeschlossen haben. So werden unnötige Unterbrechungen im Arbeitsfluss minimiert und die Effizienz gesteigert. Gleichzeitig bleibt die entstehende Unterhaltung dem jeweiligen Ticket zugeordnet und ist durchsuchbar archiviert. Änderungen oder Nachrichten vom Frontend werden automatisch mit dem Backend synchronisiert.

Secu-ring digitales scrumboard

Ronald Marske, einer unserer Senior Developer, hatte so eine Idee schon einmal angedacht. Nun sah er mit diesem Projekt die Möglichkeit, in seiner Freizeit einen Einstieg in SCALA zu erhalten. Mithilfe eines Frontendtemplates entwickelte er in sehr kurzer Zeit ein lauffähiges digitales Scrumboard. Derzeit befindet es sich in der internen Testphase, welche bald auf die ersten Kunden ausgeweitet werden soll.

Klare Kommunikation über den Stand eines Projektes und regelmäßiges Feedback vom und für den Kunden sind essentielle Bestandteile unserer Vorgehensweise als Entwicklungsdienstleister. Das Dilemma: Besonders die kleinteilige Kommunikation ist wichtig, benötigt aber verhältnismäßig viel Zeit und mindert die Effizienz. Anstatt den eigenen Arbeitsfluss für Anfragen zu unterbrechen, Kunden auf feste Zeitfenster zu vertrösten oder den Informationsfluss zu beschränken, suchten wir nach Möglichkeiten, die Kommunikation zu optimieren. Da das Prinzip der Selbstinformation auch in anderen Branchen (z.B. Logistik) funktioniert und die Daten sowieso vorhanden waren, schien uns das digitale Scrumboard als erfolgversprechende Lösung. Am Ende sollte es für beide Seiten ein Gewinn sein: Wir können die gewonnen Zeit in noch bessere Entwicklung stecken und der Kunde weiß stets über den Status seines Projektes Bescheid.

2 responses on “Digitales Scrumboard: Kommunikation auf einem neuen Level

  1. niso63

    So ein Scrum Board kann auch professionell auf einer Webseite oder einem anderem Tool eingebaut werden. Wichtig ist, dass so eine Kommunikationsstelle auch ausgezeichnet auf jedem Endgerät funktioniert. Genau aus diesem Grund ist besonders auf responsive Design zu achten. Vor der Implementierung sollte daher die Marketingberatung bereits auf das responsive Webdesign oder das Design im Allgemeinen besonders hinweisen.

  2. Berit KitzingBerit Kitzing

    Danke fūr den guten Artikel. Als Projektleiterin benutze ich das Scrumboard auch, um mir einen Überblick über den Stand der Projekte zu verschaffen und entsprechend sowie schnell reagieren zu können.

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