Projektboard – die agile Skalierung geht weiter

Wir haben ein unternehmensweites Projektboard eingeführt. Damit sind wir einen weiteren Schritt in Richtung agiles Unternehmen gegangen. Warum haben wir das Board und wie ist es aufgebaut? Wie arbeiten wir damit? Was ist wichtig? Welche Anforderungen bleiben offen?

Warum ein Projektboard?

Die meisten unserer Projekte werden mittlerweile auf Scrumboards visualisiert. Das klappt in der Regel auch ganz gut. Unser Team hat sich darauf eingelassen und genießt nun die Vorteile. Allerdings fehlte uns ein Gesamtüberblick über alle laufenden Projekte, sowohl für unsere Kunden als auch intern. Wir wollten eine transparente Ressourcenplanung, die die Schwerpunkte eines jeden Mitarbeiters in der jeweiligen Arbeitswoche zeigt. Zudem wollten wir verhindern, dass insbesondere kleinere Projekte zwar begonnen, durch immer neue, auch wichtige Projekte aber nicht mehr beendet werden und in Vergessenheit geraten.

Wie ist unser Projektboard aufgebaut?

Das Projektboard gilt für die laufende Woche und ist horizontal aufgebaut. Ursprünglich hatten wir vier Spalten: in Planung, in Bearbeitung, Abnahme, fertiggestellt. In der Spalte “in Planung” befinden sich alle geplanten Projekte, auch die für die folgenden Wochen. Die Projekte, an denen in der laufenden Woche gearbeitet wird, haben den Status “in Bearbeitung”. Sobald ein Projekt umgesetzt ist und vom Auftraggeber getestet werden kann, kommt es in die Spalte “Abnahme”. Erfolgreich getestete Projekte gelten als fertiggestellt. Zusätzlich haben wir seit kurzem eine weitere Spalte “Parkplatz”. Wir hatten immer mal wieder Projekte, die wir nicht vergessen dürfen, aber an denen trotzdem in der aktuellen Woche nicht gearbeitet wird. Diese Projekte werden vorübergehend sozusagen geparkt.

In den Spalten selbst befinden sich die von uns entworfenen Projektkarten. Jedes Projekt erhält eine eigene Karte, auf dem es mit den folgenden Attributen kurz und knapp beschrieben wird:

  • Projekttitel
  • Kundenname und Ansprechpartner beim Kunden
  • Account Manager
  • Projektziele und unsere internen Ziele
  • geplanter Start- und Endtermin und die geschätzten Story Points, bzw. der geschätzte Aufwand in Stunden
  • tatsächlicher Start- und Endtermin und der tatsächliche Aufwand in Stunden
  • Evaluationsergebnisse

Wir haben drei verschiedenfarbige Projektkarten. Das hilft ungemein bei der schnellen Unterscheidung zwischen Softwareprojekten, Serverprojekten und internen Projekten.

Aufgaben, die nicht den Eigenschaften eines Projekts entsprechen, erhalten keine Projektkarte und werden nicht einzeln aufgeführt. Wir wollen Mikromanagement vermeiden. Um bei der Ressourcenplanung trotzdem auch auf Aufgabenschwerpunkte nicht zu verzichten, haben wir uns folgendes überlegt: direkt neben dem Projektboard gibt es eine weitere Spalte “Aufgaben”. Vertikal sind hier alle unsere internen Aufgabenbereiche aufgelistet, z.B. Marketing\ Vertrieb, Strategie, Personal…

               Unser Projektboard in der 35. Kalenderwoche

Unser Projektboard in der 35. Kalenderwoche

Wie arbeiten wir mit dem Projektboard?

Jeder Mitarbeiter, der für ein Projekt verantwortlich ist, füllt in der Planungsphase die Projektkarte so weit wie möglich aus und platziert die Karte in die Spalte “in Planung”. Regelmäßig Montag Vormittag wird sich über die laufende Woche ein Bild gemacht. Dafür trifft sich die Projektleitung mit der Geschäftsführung bei uns im Flur direkt am Projektboard. Von jedem Mitarbeiter gibt es vier kleine Klebezettel, auf denen das Namenskürzel steht. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter in einer Woche sich auf maximal vier Projekte konzentrieren kann. Mit Absicht wurden vier und nicht fünf Klebezettel gewählt. Das soll das Planen von ganzen Tagen verhindern. Es geht uns tatsächlich um die Schwerpunkte einer Woche, wobei der Umfang der einzelnen Punkte sehr unterschiedlich sein kann. Für Mitarbeiter in Teilzeit gibt es entsprechend weniger Klebezettel.

Nachdem jeder Mitarbeiter in Form von Klebezetteln den einzelnen Projekten zugeordnet ist, versammelt sich das Team des gesamten Unternehmens vor dem Projektboard. Allen wird klar, was in der laufenden Woche ansteht und wichtig ist. Fragen und zeitliche Engpässe werden an Ort und Stelle angesprochen und nach Möglichkeit sofort gelöst.

Für die Ressourcenplanung ebenfalls hilfreich ist unsere kleine grüne Übersicht von Abwesenheiten. Ohne in den Kalender zu schauen, sieht man auf einen Blick, wer in der laufenden Woche z.B. im Urlaub ist.

Was ist wichtig?

Bei der Arbeit mit dem Projektboard haben wir viel dazugelernt. Um Euch den Anfang zu erleichtern, haben wir hier einige Tipps aufgelistet:

  • Einigt Euch auf eine Definition von “Fertigstellung”. Was bedeutet das für Euch? Achtet darauf, dass das gesamte Team diese Definition kennt und anwendet.
  • Einigt Euch auf eine Definition von “Start- und Enddatum”. Wann startet ein Projekt? Wann endet ein Projekt? Bei uns hat sich das Enddatum als die wichtigere Definition herausgestellt.
  • stop starting, start finishing – beendet Projekte, bevor Ihr neue beginnt. Sonst wird Euer Board schnell unübersichtlich.
  • Stellt Euch Eure eigenen Projektkarten zusammen, angepasst an Eure Anforderungen.

Herausforderungen und Fragen?

Das Projektboard hilft uns nicht nur bei der wöchentlichen Übersicht. Die Transparenz der Projekte führt auch dazu, dass wir unsere Ziele genauer und fokussierter definieren. Zudem ist der Informationsfluss deutlich schneller als vor der Einführung des Projektboards.

Aber wir wissen auch: der Weg zum agilen Unternehmen ist noch lang. So beschäftigen uns gerade die folgenden zwei Themen:

  • Bei unserer montäglichen Ressourcenplanung wenden wir leider noch das Push-Prinzip an. Wir sind uns durchaus bewusst, dass das nicht lean ist. Bisher haben wir noch keine für uns praktikable Lösung gefunden. Habt Ihr best practices in der Anwendung des Pull-Prinzips auf der übergeordneten Ebene eines Projektboards?
  • Unser Projektboard löst nicht das Problem der mittel- bis langfristigen Ressourcenplanung. Habt Ihr eine Idee abseits von Excellisten und teuren Managementtools?

 

Weitere Blogartikel zum Thema Agile Webentwicklung:

1. Wusstet Ihr, dass man mit agilen Methoden nicht nur Software entwickeln sondern auch kochen kann? Hier ist unser Blogbeitrag über unseren Selbsttest.

2. Wir wenden teilweise Pair-Programming an (wenn auch etwas weniger “extrem” als im XP) und berichten Euch hier von unseren Erfahrungen.

Berit Kitzing

About Berit Kitzing

Berit Kitzing ist Projektleiterin bei der secu-ring GmbH. Der agile Weg hat es ihr besonders angetan. Sie ist stolz darauf, dass die agile Denk- und Arbeitsweise mittlerweile Unternehmensweit praktiziert wird. In ihrer Projektarbeit konzentriert Berit sich auf den Bereich Requirements Engineering und Projektevaluationen und übernimmt damit den Part des Product Owners. Wenn sie nicht am Schreibtisch sitzt, bewegt sie sich am liebsten draußen und genießt die Seen und Wälder Brandenburgs.

5 responses on “Projektboard – die agile Skalierung geht weiter

  1. Berit KitzingBerit Kitzing

    Im Prozess der Ideenfindung ist ein hohes Maß an Innovation und Kreativität gefragt. Je enger der Rahmen durch Vorgaben und Bedingungen ist, desto enger und begrenzter ist auch das Denken.

    Ich merke das bei mir selbst. Wenn ich beispielsweise über ein Geschenk nachdenke, würde mich ein preislicher Rahmen sofort hemmen und eine Fahrt nach Stockholm käme gar nicht erst in Betracht. Das ist aber schade, denn genau dieses Geschenk ist das Richtige. Demnach halte ich an der Idee fest, obwohl ich mir diese Art von Geschenken nicht leisten kann. Die Lösung hier liegt natürlich auf der Hand: die Fahrt nach Stockholm wird ein Gemeinschaftsgeschenk von mehreren Freunden. Eine andere denkbare Lösung wäre ein Bildband über Stockholm. Ideen sollten zugelassen werden ohne vorherige Einschränkung. Andernfalls werden vielleicht die besten Ideen begraben, bevor sie überhaupt zum Leben erweckt wurden.

  2. Olaf Stichtenoth

    Warum sollte es Deiner Meinung nach keine Vorbedingungen und keine Vorlagen geben? An anderer Stelle helfen Vorlagen oder Anforderungen an die Darstellung doch auch das Verständnis aller beteiligten zu erhöhen.

  3. Berit KitzingBerit Kitzing

    Ein Ideenboard finde ich super. Gut wäre es, wenn das Board ohne Vorlagen und Bedingungen (was darf unter welchen Umständen an das Board?) verwendet wird. Auch die Möglichkeit zu zeichnen, Zusammenhänge aufzuzeigen, Ideen miteinander zu verknüpfen durch Pfeile usw. fördert die Kreativität und Innovation. Zu deinem Hinweis fällt mir auch der häufig verwendete Spruch “Kill your darling” ein.

  4. Olaf Stichtenoth

    Ein besonders spannender Punkt ist auch noch die Frage, wie eigentlich Projekte entstehen. Es gibt ja immer viele Ideen für neue Projekte aber nur ein begrenztes Reservoir an Ressourcen (Zeit, Geld). Wichtig bei Ideen ist aus meiner Sicht, dass man bereit ist die allermeisten gar nicht erst umzusetzen, da man sich mit den Gedanken an die Aufwände (z.B. wie programmiere ich dies und das?) in der Entwicklung der Idee erst mal blockiert.
    Es wäre also sehr spannend ein Ideenboard zu haben, mit dem einige Ideen es bis zum Projekt schaffen und die meisten aussortiert werden. Damit könnten wir einen weiteren Schritt in Richtung Agilisierung der Planungsphase gehen.

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